2011年12月15日

仕事に優先順位をつけよ

優先順位に並びかえて進めるだけで、能率は格段に上がる



(1)仕事に役立つ「パレートの法則」を理解する

これはイタリアの社会学者パレートが指摘した興味深い現象で、彼の名をとって「パレートの法則」と呼ばれています。

その法則とは「ある集合において、点数・件数・個数・項目などで、ごく少数のものが極めて大きいウエートを占める」というものだ。

例をあげて説明します。

日本では中小企業の会社数が99%を占めていますが、1%に満たない程度の数の大企業が、全売上高の7〜8割を占めています。

また、プロゴルフの各種大会の賞金総額の7〜8割は、プロゴルファーの上位1〜2割の人たちが獲得しています。

もちろん、仕事の優先順位にもパレートの法則が適用できます。





(2)優先順位の4法則


1)重要度順位

わかりやすく言うと、金額、台数、個数、人数、容量、その他、取り扱い数字の大きいものから順位をつけることです。




2)緊急度順位

もっぱら仕事の緊急度に着目して、納期、工期、締め、その他「いつまでにやれなければならないか」という点から、順位を考えます。




3)重要度・緊急度順位

重要度、緊急度の両方を考慮して順位を決める方法で、まずはこの方法を推奨します。

この方法の場合、まず仕事にとりかかえる順序は、重要かつ緊急⇒それほど重要ではないが緊急⇒それほど急がないけれど重要⇒それほど重要でもないし、緊急でもないもの。

緊急が重要より優先順位が高いのは、そちらのほうが急ぐのだから、当然。

しかし、決めてはその先にあります。

仕事への力の入れ方という点からみれば、その優先順位とウエートは、ほぼ緊急かつ重要50⇒重要30⇒緊急15⇒そうでもない5、のようになります。(数字は%を示す。)




4)好き嫌い順位

この場合、正反対の2つのやり方があります。その1は、先憂後楽式に、嫌な仕事を真っ先にやること。

その2は、先に楽しい仕事をやり、気分をよくし、ハズミをつけて嫌な仕事にぶつかること。



以上4つの方法を使い分ければスムーズな段取りができ、仕事は必ずうまく運びます。





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2011年11月24日

【自分の時間を積極的につくるコツ】(3)

●ほかの人の力を借りて上手に時間をつくる

取引先訪問で外出したり、会議に出るときは、自分の留守中に資料を探してもらったり、データ入力をしてもらうなど、戻ってきたときにすぐに次の仕事にかかれるように、部下や後輩に仕事をふっておきましょう。

戻ってすぐに仕事にとりかかれるのと、残業覚悟でそれらの作業を自分でやるのとでは、効率が違うだけではなく、自分の時間の量も大きく異なることになります。




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2011年11月23日

【自分の時間を積極的につくるコツ】(2)

●朝1時間の早起きで1日の充実度がアップ

自分の時間を作る手っとり早い方法は、朝、1時間早く起きることです。

朝からあたふたしてしまうと、その日1日、暗い気分を引きずってしまいます。

1時間早く起きることで、出勤まで勉強するなり、英会話のCDを聴くなり、あるいはインターネットで海外マーケット情報を調べるなり、いろいろなことが可能です。

1時間早く起きたのですから、ゆっくりコーヒーでも飲みながら本を読めば、実にゆったりした気分に満たされ、仕事に対する意欲が湧いてきます。

こうして1日をフル活動すれば、夜には自然に眠くなり、朝までぐっすり眠れます。




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【自分の時間を積極的につくるコツ】(1)

●1日の時間活用ノートを作ってみる

「時間がなくて」を口癖にしている人がいますが、そういう人は自分のスケジュールを見直す必要があります。

「10時 会議」「13時 来客」と、時間と用件だけを手帳に書いていませんか?

これでは1日の空白時間やムダ時間をつかむことができません。

A5版かB5版のノートを用意し、タテは起床から就寝まで1時間単位に区切り、ヨコは見開きに月曜日から日曜まで区切ります。

こうして用件を書きこむと、空き時間がいかに多いかが一目瞭然です。

そこに「来客」「ミーティング」と細かく埋めていけば、時間はいくらでも増やすことができます。




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2011年11月17日

できる人の一流の仕事術・仕事のコツ(1)●一流のプロは仕事に人生を賭けている。

できる人の一流の仕事術・仕事のコツ(1)●一流のプロは仕事に人生を賭けている。


仕事のプロは何事も一生けん命。

あなたは現在の仕事に、どのような姿勢で臨んでいますか?

生活に必要な収入を得るためですか?

将来、独立するための資金を貯金するためですか?

ある年齢になったら仕事をするのが当たり前だからですか?


もちろん、収入を得ることは仕事の重要な目的に違いありません。

しかし、仕事の意義はそれだけでしょうか。


給料をもらうために、与えられた仕事を漫然と片づけている人と、プロとしての自覚を持って仕事に取り組んでいる人とでは、5年度、10年後に大きな差がつくことでしょう。

私が出会ってきた人たちの中で、プロ意識を持ち人生を賭けて仕事を続けてきた人は、必ず大成長を遂げているのです。


多くの優れた経営者とお付き合いをさせて頂きましたが、彼らに共通しているのは、仕事に人生を賭けていることなのです。


仕事は収入を得るための手段ではなく、仕事その人の人生そのものなのです。

全てが仕事の糧となり、仕事のプロとして、また、人間としての成長につながっています。


一流と言われる経営者は、仕事以外の勉強や遊びも、とにかく一生懸命にやりますから、意外なことで意外な能力を発揮したりします。

仕事に熱心に取り組むが遊びも適当に、という人たちは、大きな成功者とはなっていません。

全てに真剣に取り組むことで人間としての幅が広がり、人に夢と感動を与える仕事ができるのでしょう。


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